Trucos y consejos para Google Drive

En la actudalidad Google Drive se ha convertido sin duda alguna en una de las herramientas más útiles para almacenar y administrar contenido que la exitosa empresa a ofrecido a sus usuarios. Pero pese a su popularidad existen trucos y consejos para aprovechar este recurso que son desconocidos por muchos.

Los principales trucos o consejos para Google Drive

Trucos y consejos para Google Drive

En este apartado te indicaremos los trucos y consejos para el servicio de nube de Google Drive, lo cuales te ayudaran a sacarle el máximo provecho a esta plataforma.

Facilitando las búsquedas

La interfaz de Google Drive es similar a la de un sistema operativo convencional, organizando la información por carpetas que facilitan la ubicación de la información. Pero existe una manera mucho más fácil y rápida de hacerlo que es a través de la barra de búsqueda que se encuentra en la parte superior de su pantalla.

Se realiza de la sieguiente manera la busqueda simple:

  1. Vamos a la barra de busqueda.
  2. Luego al ir escribiendo se desplegaran al lado los resultados coincidentes con lo que está escribiendo,sin embargo, si tiene demasiada información es su Drive o no conoce el nombre exacto de lo que busca  deberar irte a otra opcion.

Busqueda Avanzada:

Esta opcion es cuando desconocemos el nombre exacto del archivo que buscamos.

  1. Ir al menu de busquedad
  2. Nos vamos a la  opción ‘Búsquedas Avanzadas’, para ello deberá hacer clic en la flecha hacia abajo ubicada a la derecha del cuadro de búsqueda allí podrá buscar documentos por otras características además de su nombre, como la fecha, tamaño, tipo, ediciones, propietario, entre otras caracteristicas.

Otra ventaja de la busqueda avanzada, es que incluye resultados que de elementos descartados que se encuentran en la papelera.

Gestionar archivos

Una de las grandes ventajas que ofrece el Drive es el poder gestionar y mover carpetas del mismo modo como sui estuviera en su PC tal cual como si se tratase, lo que facilita mucho su uso pues es una interfaz con la que muchas personas están familiarizadas.

Pasos para hacerlo:

  1. Puede abrir con doble clic o desplegar el menú contextual haciendo clic en el botón derecho.
  2. Además, pude seleccionar varios archivos clicando sobre ellos sin que se abran.
  3. También podrá utilizar su teclado para facilitar ciertas acciones como abrir o eliminar carpetas y/o archivos.

Compartir y editar

Una de las posibilidades que ofrece este servicio es el poder compartir información con otros usuarios previa autorización de su parte lo cual es sencillo.

Pasos para compartir informacion:

  1. Simplemente debe subir el archivo.
  2. Desplegar el menú contextual con el clic derecho.
  3. seleccionar compartir.

También puede otorgar permisos para que otros usuarios puedan ver, comentar o incluso editar la información. Usted tendrá la posibilidad de personalizar esta opción.

Para ello debe clicar en el documento con el botón derecho y seleccionar Obtener enlace para compartir, allí seleccione Permisos y proceder a escribir que usuarios podrán tener este acceso. Además podrá también edita los permisos de los colaboradores de manera individual.

Hacer públicos sus documentos

Puede compartir públicamente sus documentos o generar un código embed para compartirlo en una página web, el cual es muy sencillo hacerlo.

Paso a paso:

  1. Dentro del documento ingrese al menú superior en Archivo.
  2. Luego hacer clic en Publicar en la Web y dar clic en Publicar.
  3. Allí le aparecerá un enlace que deberá copiar y pegar para compartir la información.

Notificaciones en tiempo real

Esta herramienta permite que le sea notificado vía correo electrónico cualquier modificación o comentario que se realice a algún documento en tiempo real, de esa manera puede estar al tanto siempre de lo que ocurre. Esto es especialmente útil cuando se trata de trabajos colaborativos. De esa manera puede ver los cambios o comentarios realizados sin necesidad de abrir su Google Drive en cada momento. Además de ello brinda un chat que permite que todos los usuarios colaboradores conectados puedan conversar en tiempo real.

Conversor a texto

Una de las herramientas más valiosas con las que cuenta este servicio es la posibilidad de convertir PDF a Word u ODT en línea en textos al igual que las imágenes. Para ello no precisa descargar ningún programa en particular ya que cuenta con un sistema de reconocimiento automático de caracteres que le permite extraer los textos de documentos en formato PDF o de imágenes.

Para ello solo haga lo siguiente:

  1. Haga clic derecho sobre la imagen archivo subido previamente a Google Drive.
  2. Seleccione Abrir con.
  3. Escoja el formato y su Drive se encargará del resto.

Ubicación conveniente

Para facilitar la ubicación de los archivos en los que usted colabora, la interfaz le ofrece un apartado en el lado derecho de la pantalla llamado Compartido conmigo. Allí podrá encontrar de forma fácil todos los documentos en los cuales usted puede colaborar y que otros usuarios le han compartido en algún momento ordenados por fecha.

Revisar el historial de ediciones

Puede revisar todo el historial de las ediciones realizadas a un documento en específico a través del botón derecho de su mouse, pulsando la opción Ver detalles.  Y en Detalles encontrará todo el historial de modificaciones realizadas en el documento que se encuentra revisando.

Conectar otras aplicaciones

Este servicio le permite poder conectar y sincronizar otras aplicaciones de creación y edición,.

Paso a paso:

  1. Clique en Nuevo en la pantalla principal de Drive y allí se desplegará otra ventana donde se encuentran todas las aplicaciones que trae por defecto el Drive.
  2. Si pulsa Más, podrá ver otras aplicaciones de tercero que usted haya instalado previamente.
  3. Luego puede seleccionar Conectar más aplicaciones para integrar nuevas.

Subir archivos fácilmente

Esta plataforma le permite cargar archivos directamente desde su PC arrastrando el mismo hasta la pantalla principal de Drive y soltándolo en ella. Es realmente sencillo y facilita en gran medida el trabajo de cargar más documentos o carpetas a su Drive.

Trabajar sin conexión

Tambien se puede usar esta herramienta aunque no ccuentes con conexion de internet.

Paso a paso:

  1. Puede trabajar sin necesidad de conexión pulsando en la rueda dentada que aparece en la pantalla principal de su Drive.
  2. Allí seleccione Configuración y clique para activar en Sin conexión para poder descargar los archivos, de esa manera no precisa de una conexión a internet para poder trabajar con ellos.

Guardar fotos

Si bien existe el servicio Google Fotos como parte del Drive no se permite el acceso directo desde este a las imágenes, pero hay una manera de hacerlo.

Paso a paso:

  1. A través del icono de configuración (la ruedita dentada).
  2. Activando Crear una carpeta de Google Fotos.
  3. Debe tener precaución pues los cambios que realice allí se guardarán también en Google Fotos.

Estos son solo unos pocos de los múltiples trucos que puede aplicar a su Drive para aprovecharlo al máximo.